Будет интересно
Статьи

Как передается телефонограмма судом

Телефонограмма в суде


случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи. Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги.

Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

Телефонограмма – это что такое?

Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

  1. Приглашения на мероприятия: совещания, конференции, методические объединения и прочее.
  2. Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия. К данной категории относится уведомление о месте и времени судебного заседания, предусмотренное процессуальными нормами.
  3. Запросы на срочное предоставление сведений, отчетности и прочее.
  1. Просьбы и предложения делегировать представителей организации в командировки, на выездную работу.
  2. Краткие отчеты, результаты исследований, опросов и прочее.

Как правильно отправить уведомление телефонограммой?

Телефонограмма: пережиток или реальность?

Жестких требований нет.

На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Поэтому если ваша организация / группа компаний / ведомство активно используют телефонограммы, то регламентация такой работы во внутренних документах становится необходимой.

В качестве примера можем привести методические рекомендации ВНИИДАДа. За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм (обычно в составе ведомственных инструкций по делопроизводству). Например, см. приказ Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871, приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 (в ред.

от 24.05.2012), приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340, приказ ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 и др.

Принимаем телефонограмму Итак, что делать, если вы сняли трубку и услышали в ней «примите телефонограмму»? В первую очередь следует записать сообщение, которое диктует вам собеседник на другом конце провода.

Рекомендуем прочесть:  С чего вычитается ндфл

Не

Правила ведения телефонных разговоров, когда звонят секретарю.

12.Говорить нужно любезно, приветливо.

13.Вести разговор надо спокойно, только по существу, без лишних подробностей. 14.Чтобы уточнить, правильно ли вас поняли, сделайте паузу и дайте собеседнику возможность высказать свое мнение. 15.Если вы обещали перезвонить, сделайте это как можно скорее. Есть несколько вежливых фраз, которые обязательно нужно употреблять в конце телефонного разговора.
Вы должны: 1.поблагодарить клиента за звонок; 2.дать клиенту понять, что вы высоко оцениваете то, чем он (она) занимается; 3.заверить клиента, что все ваши обещания будут выполнены; 4.разговаривать так, чтобы по окончании беседы у клиента осталось приятное чувство.

Правила приема и передачи телефонограммы.

Примерный образец бланка телефонограмм. Зачастую секретарю приходиться принимать и отправлять телефонограммы.

Для правильной передачи телефонограммы необходимо быть знакомым со след.правилами передачи

Телефонограммы

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал.

Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует. После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.

Прием и передача телефонограмм.

Оформление

Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму. Телефонограммы печатаются по установленной форме.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: • наименование учреждений адресанта и адресата; • реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц; • номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; • должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; • номера телефонов; • текст и подпись. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е.

Телефонограмма для извещения лица, участвовавшего в деле

Акт направляется не позднее чем за пятнадцать дней до начала судебного заседания, если иное не предусмотрено АПК РФ.

выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”.

Судебный акт, которым извещаются или вызываются участники арбитражного процесса, должен содержать сведения, предусмотренные ч. 2 ст. 121 АПК РФ. О времени и месте предварительного судебного заседания, судебного разбирательства стороны и другие заинтересованные лица извещаются секретарем судебного заседания.

Последний направляет копии соответствующих определений заказными почтовыми отправлениями с уведомлениями о вручении (абз. 1 п. 3.18 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утв.

Приказом ВАС РФ от 25.03.2004 N 27). Согласно ч. 3 ст. 121 АПК РФ в случаях, не терпящих отлагательства, арбитражный суд может известить или вызвать лиц, участвующих в деле, и иных участников арбитражного процесса, в частности, телефонограммой.

Определение телефонограммы, ее содержание в АПК РФ не раскрываются.

Например, в абз.

Факсограмма

не может считаться отдельным видом документа, так как но факсу можно передать любой документ на бумажном носителе: приказ, распоряжение, договор, протокол и др. Чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Строго говоря, документ, переданный по факсу, является копией документа и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими факсимильную связь, факсограммы могут приравниваться к документу. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа.

Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа.

На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

При

Как отправить телефонограмму

Излагайте суть сообщения кратко, рекомендуемый объем текста – не более 50 слов. Если телефонограмма содержит указание на мероприятие, которое должно состояться в будущем: встреча, заседание, составление акта и т.д., то убедитесь, что вы указали конкретное место и время проведения мероприятия. Текст должен быть изложен так, чтобы исключить возможности двойного толкования.

2 Оформите телефонограмму на бумажном носителе по правилам оформления письма руководителя. Таким образом, документу с текстом должны быть присвоены реквизиты: уникальный номер и дата составления.

Телефонограмма подписывается лицом, от имени которого она будет передана.

3 Определите получателя телефонограммы.

Если адресатов несколько, в дополнение к тексту сообщения составьте список получателей.