Будет интересно
Статьи

Как правильно оформить акт приема передачи оригиналов документов

Как правильно оформить акт приема передачи оригиналов документов

Акт приема-передачи документов – правила и порядок составления


Основной, это передача товарно-материальных ценностей и бланков строгого учета. В прочих случаях акт составляется по желанию сторон, что бы придать процедуре юридический статус. Когда он применяется

Акт приема передачи документов желательно составлять в следующих случаях:

  1. передача товарно-материальных ценностей;
  2. перемещение документов из одного структурного подразделения в другое;
  3. передача документов от одного должностного лица другому;
  4. передача документов при смене юридического статуса компании.

Этот перечень не является исчерпывающим.

Особенности процесса в различных ситуациях Архивное хранение В данной ситуации оформление документов зависит от того куда они сдаются на хранение.

Акт приема передачи документов

Данная бумага оформляется секретарем, подписывается уже бывшим и будущим директорами, а также председателем общего собрания учредителей. В нем непременно указывается следующая информация:

  1. наименование и реквизиты;
  2. подробная информация об отсутствующих бумагах и обнаруженных расхождениях в учетных данных.
  3. дата, когда происходит передача бумаги;

В таком случае следует указать следующую информацию и данные:

  1. все учредительные документы организации;
  2. не сданные в бухгалтерию оставшиеся учредительные бумаги;
  3. управленческая отчетность.

При составлении в процессе реорганизации ООО не существует какого-либо установленного образца.

Акт приема-передачи документов при увольнении главного бухгалтера составляется в любой произвольной форме и обязательно в двух экземплярах, поскольку один из них сохраняется в самой организации, а второй должен быть передан уже бывшему главному бухгалтеру.

Образец акта приема-передачи документов

Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.

Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме. Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты: Наименование, дата и место оформления данного акта Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц) Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ).

Также при необходимости прописываются паспортные данные.

Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы). Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов.

При большом объеме материала вполне разумным

Акт приема-передачи печати

Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.

При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям.
Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.

Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.

Образец акта приема-передачи документов другому лицу

Рассматриваемый бланк может являться как неотъемлемой частью договора, так и самостоятельным документом в том случае, когда одной из сторон требуются подобные документы.

Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый бланк наделен юридической силой только при учете правильного составления.

Это означает, что этот бланк может выступить в качестве доказательной базы во время судебных разбирательств. Акт приема-передачи документации составляется в двух копиях, одна из которых передается получателю, а вторая остается у отправителя.В каких случаях возникает необходимость составление актаСуществует множество различных ситуаций, в которых может потребоваться составление подобного бланка.
Чаще всего подобные акты заключаются между двумя физическими или юридическими лицами.

В последнем случае, данный документ составляется при необходимости передачи первичной документации в качестве сопровождения к публичной оферте.

Акт приема передачи документов

Наличие всех , а именно, подписей лиц, осуществляющих сдачу и прием деловых бумаг и подписей членов комиссии, если таковая будет создана, являются необходимым атрибутами акта, обеспечивающими его юридическую силу.

Требование составления акта не является жестким для всех случаев передачи бумаг.

Акт обязателен, если передаются товарно-материальные ценности или бланки строго учета.

В остальных ситуациях акт составляется по обоюдному желанию сторон. Обычно это делается с целью придания данной процедуре юридического статуса.

Читайте также по теме: Ниже перечислены ситуации, в которых необходимо составление акта прием-передачи: передача пакета деловых бумаг от одного сотрудника другому; перемещение деловых бумаг внутри организации (из одного подразделения в другое); передача ; сдача документов на хранение в архив; передача деловых бумаг в случае смены организацией делового статуса.

Форма акта приема-передачи документов

Стандартное содержание акта следующее:

  1. подробный перечень передаваемой документации с указанием объема (количество страниц) и экземпляров;
  2. полное наименование передающей и принимающей стороны;
  3. оттиски печатей сторон.
  4. дату и место передачи (или место составления акта);
  5. должности и фамилии лиц, участвующих в приеме-передаче;
  6. подписи представителей передающей и принимающей сторон;
Рекомендуем прочесть:  Алкоголь в москве часы продажи 2020

Ниже приводится образец акта передачи документов, составленный между двумя юридическими лицами. «Утверждаю» «Утверждаю»Директор ООО «Синие зори» Директор ЗАО «Электрон»______________ Федоров В.В.

___________ Терехов И.И.25 февраля 2017 года 25 февраля 2017 годаАКТприема-передачиобразцов рекламных буклетовМы, нижеподписавшиеся представители ООО «Синие зори», в лице руководителя сектора рекламы Томина Сергея Ивановича и художника Страхова Владимира Петровича передаем,

Акт приёма-передачи документов

Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством.

Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования)

Простой образец акта приема передачи документов

Таких примеров можно привести достаточно много: Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.

Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.

Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.