Будет интересно
Статьи

Как правильно прошить документгост

Как правильно сшивать документы


Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».

Она бывает разных размеров и качества.

Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.

В документах нумеруются также и конверты.

В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью. Как правильно заполнить рассказано здесь. Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной .
Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной .

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

Как правильно прошить документ по ГОСТу

о типовых принципах по делопроизводству; руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов; правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.

По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги.

Помимо этого, при регистрировании частного предприятия или юридического лица в госоргане, заявке на тендер или передаче материалов на архивное содержание необходимо соблюдать при прошивке инструкции, прописанные федеральным управлением. Фото, как правильно прошивать документы по ГОСТу, будут размещены далее.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу?

Преимуществом прошивки является и компактность хранения дел в архиве.

Также будет затронута некоторая узкоспециализированная информация по прошивке. Например, как правильно прошить документы для налоговой.

К этим инструкциям относятся:

  1. ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  2. Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства;
  3. инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства;
  4. утвержденные налоговым Министерством методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов.
  5. методические рекомендации по делопроизводству;

Важно соблюдать основные правила.

Законодательством РФ не прописаны нормативные акты, регламентирующие правила прошивки документации. Однако каждый делопроизводитель знает, что существует ряд инструкций, благодаря которым получится упорядочить и прошить важные бумаги.
Если будет допущена ошибка, то бумаги будут возвращены для устранения неточностей.

Как правильно прошивать документы?

Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

Начнем с того, что любые документы должны быть прошиты аккуратно.

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

  1. Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
  2. Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
  3. Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
  4. Клей;
  5. Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
  6. Ножницы.

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.
При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

  1. Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.

Как правильно прошить устав

То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены.

И доказать подмену будет очень сложно. Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом. Точка зрения законодательных органов На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

Среди них необходимо выделить следующие: — Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198; — п. 2.6.22 раздела 2.6.

Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г.

«О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

; — п.6.2.2.4.

Как правильно прошивать документы по госту


Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга.

Среднее отверстие должно быть по центру.

В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.

Провести сверху в крайнее верхнее отверстие. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.

Возвращаемся в центральное через лицевую сторону. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.

Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника.

На которой заранее делается надпись:

«Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.»

.

Как сшивать документы ниткой: правила прошивки документов

В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки. Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали.

Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги. Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола.

В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху.

Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  1. на проверку.
  2. кадровые;
  3. бухгалтерские;
  4. архивные;

Исключение составляют документы для налоговой службы.

Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно!

Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Как правильно прошивать документы по ГОСТу: фото

Согласно установленным правилам, многие из документов организации подлежат прошивке при помощи специальных ниток.Важно обратить внимание, что существует перечень, в котором перечислены все типы документации, подлежащие сшиванию.Государственные правила говорят о том, что обязательной прошивке подлежат приказы личного состава предприятия в сочетании со штатным расписанием.

Скреплением этих бумаг должны заниматься представители отдела кадров.Представителям отдела бухгалтерии необходимо прошивать накладные, авансовые отчеты, кассовые книги, путевые листы, акты приема-передачи, финансовые ведомости и счет-фактуры. В некоторых случаях может потребоваться прошивка ведомостей о заработной плате персонала. Чаще всего такая нужда возникает в той ситуации, когда оклад выдается наличностью.