Будет интересно
Статьи

Прошивка личных дел

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив


См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2020 См.

статью

«Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета»

журнала № 4′ 2020 См. новость

«Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда»

журнала № 4′ 2020 Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640

«О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»

).

Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом. В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т.

д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже. Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.
По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013

«Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

.

Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже. Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу.

Личные дела уволенных сотрудников

Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т.

д. Под ведением понимается:

  1. закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.
  2. периодическая проверка состояния дел;
  3. приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  4. своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  5. ведение внутренней описи;
  6. выдача материалов дела, заверение копий;

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Как правильно сшивать документы

Начинают нумерацию с цифры 1.

Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».

Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.

В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию.

При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Как правильно заполнить рассказано здесь. Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной .

Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной .

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Этого требует законодательство РФ.

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. В эту группу входят:

  1. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
  2. Главные специалисты;
  3. Руководящий состав и лица, их замещающие;
  4. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека. Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела. Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно. Читайте статьи по теме: Таким образом, рассмотрев Ваши вопросы можно ответить:

  • В таком виде возможно ЛД сдать в архив? — подробный порядок формирования личного дела указан ниже по тексту.
  • Обязательно ли прошивать ЛД уволенных?

    — да, обязательно (пункт 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

  • Интересует именно вопрос оформления и в случае каких либо проверок со стороны нашу ответственность по данному оформлению и хранению -за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст.

    13.20 КоАП РФ)

Совет 1: Как подшивать личные дела

Снимите копию с паспорта сотрудника, свидетельства ИНН, страхового пенсионного свидетельства и с других документов, которые имеются в наличии, например, с водительского удостоверения, медицинской справки. 2 На первой странице должна находиться опись всех документов, которые имеются на момент трудоустройства, и которые будут появляться в процессе работы, например, приказ на отпуск, какие-либо дополнительные соглашения к трудовому договору. 3 Во внутренней описи укажите наименования документов, их номера, дату составления и номер листа в личном деле.

Поставьте подпись, ФИО составителя и дату составления. Для упрощения предоставления информации, составьте опись в табличном виде. 4 После того, как все документы собраны, расположите их в хронологическом порядке, затем пронумеруйте их, начиная с описи (страница №1).

Далее оформите обложку личного дела. Обязательно укажите наименование организации согласно учредительным документам, порядковый номер личного дела, дату составления.

Совет 1: Как сшить документы для архива

2 Уберите все скрепки и иные металлические детали. Если документ не имеет поля для подшивки, приклейте к нему бумажную полоску.

Приготовьте все бумаги к прошивке, сделав наметки для четырех проколов и поместив их в картонную обложку.

3 Пачки документов необходимо зажать струбциной, проколоть при помощи шила или просверлить специальным устройством для прошивки документов. Не снимая струбцины, прошейте бумаги при помощи длинной иглы, используя суровую нить, шпагат или ленту. 4 Для правильной прошивки необходимо продеть с тыльной стороны иглу в то отверстие, которое идет вторым по счету, провести иглу по тыльной стороне и вернуться опять ко второму отверстию.

После этого иглу надо вывести на лицевую сторону и прошить второе отверстие, но уже сверху. Нить вытаскивается с тыльной стороны, и два ее конца закрепляются так, чтобы нитяные хвостики можно было заклеить бумагой (калькой).

5

Как правильно сформировать личное дело работника

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства.

На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке.